Mentalidad remote-first para gestionar equipos remotos con éxito

Mentalidad remote-first para gestionar equipos remotos con éxito

Marta Vázquez    (Posted: octubre 28, 2019)
Reading Time: 3 minutes

La mentalidad remote-first es una actitud que asume que el equipo de trabajo será, antes que nada, un equipo remoto, incluso si parte del equipo trabaja desde una oficina. Esta decisión plantea ciertos retos a la hora de organizar y gestionar equipos remotos que lo diferencian de un equipo de oficina. 

Como manager, tus prioridades son, por un lado, asegurar que el trabajo cumpla las expectativas de tus clientes y satisfaga los objetivos de negocio y, por el otro, garantizar el bienestar y la satisfacción de tus empleados. La organización efectiva de un equipo deslocalizado implica diferentes estrategias para lograr esos objetivos.


Estrategias para gestionar un equipo remoto de manera efectiva

La principal estrategia a implementar a la hora de gestionar un equipo distribuido es asegurarse de que todos los miembros del equipo tienen, al menos potencialmente, el mismo nivel de visibilidad y la misma capacidad de interacción con el trabajo de sus compañeros. Así se mantiene la cohesión del equipo, se potencia la confianza y la autonomía, y se incrementa la eficiencia. ¿Cómo lograrlo?


1. Fomenta la comunicación proactiva

Lo primero es entender que el ritmo de trabajo de cada persona no va a ser necesariamente el mismo. Cada miembro del equipo trabajará en un horario y tareas propias por lo que pueden no estar disponibles cuando alguien les necesite. Así que conviene organizarse de forma que si un proyecto se atasca, se pueda avanzar en otros.

Al trabajar de manera remota, es necesario dar a los compañeros del equipo el tiempo necesario para dar respuesta a cada petición. Lo mejor es especificar para cuándo necesitas una respuesta o disponer de un mecanismo que permita conocer la disponibilidad del resto del equipo.

Es importante ser proactivo a la hora de comunicarse con el resto del equipo y recordar que es mejor comunicar de más que de menos. Si alguien tiene una cita con el médico, está viajando, o no va a trabajar en su horario habitual, es mejor comunicarlo con antelación. Mejor aún es utilizar las actualizaciones de estado en herramientas como Slack para notificar estas situaciones, de forma que los miembros del equipo puedan hacerse una idea de cuándo pueden tener una respuesta de sus compañeros.

Al trabajar con una mentalidad remote-first es posible que haya personas dentro de un mismo equipo que trabajan desde diferentes husos horarios. En estos casos es mejor intentar que los horarios de los diferentes miembros del equipo se solapen lo máximo posible e intentar centrar las reuniones, llamadas y otras interacciones en tiempo real en esos bloques horarios. En caso de que haya algún miembro del equipo que no comparta horas de trabajo con el resto por su ubicación, ese trabajador debería poder estar disponible fuera de su horario habitual para reuniones o llamadas.

2. Documenta todo lo posible

A veces una llamada puede resolver un asunto de manera más rápida que una conversación por chat, pero siempre que sea posible, es mejor comunicarse por canales textuales. Primero, porque si se te olvida algo, siempre puedes buscarlo y encontrarlo. Segundo, porque también sirve como documento de un proceso de toma de decisiones que ayuda a la fomentar la responsabilidad y evita los malentendidos. Mandy Brown, VP de Producto de Vox Media, en un artículo sobre gestión de equipos remotos, dice que el trabajo remoto “magnifica las oportunidades de malentendidos entre los compañeros”.

Todas las reuniones deberían tener un documento compartido entre los asistentes con la agenda de la reunión. En ese mismo documento se deberían volcar las conclusiones de la reunión para documentar las decisiones y las discusiones. De ese modo si alguien por cualquier razón no ha podido asistir a la reunión, o ha tenido algún problema técnico, puede estar al día de lo acordado.

3. Proporciona herramientas de comunicación y colaboración para fomentar la transparencia en el trabajo

Usa una, o varias, herramientas de gestión de proyectos para equipos remotos. Slack es la mejor opción para fomentar la comunicación entre los miembros de los equipos remotos. Pero no hay por qué hablar solo de trabajo. Todos necesitamos un GIF o una foto de la mascota de algún compañero de vez en cuando para refrescar la mente. Otras herramientas ayudarán también a asignar tareas y dotar a todos de visibilidad en el estado de un proyecto.

4. Reuniones por videollamada y bien documentadas

Una videollamada semanal entre todos los miembros del equipo es útil para mantener un contacto frecuente y personal. Sirven para reforzar la visibilidad de los proyectos en los que cada uno está trabajando y son útiles también para fomentar la responsabilidad, ya que todos saben que, por ejemplo, los viernes han de presentar su trabajo de esa semana a sus compañeros.

Si tu presupuesto lo permite, organiza al menos una reunión anual presencial de todo el equipo. A pesar de todas las ventajas que tiene el trabajo en remoto, la energía de un equipo junto físicamente trabajando en una tarea es difícil de replicar. Además, ese punto de contacto sirve para crear lazos entre los miembros del equipo, conocerse mejor a nivel personal y mejorar la empatía con los compañeros. El contacto cara a cara puede ayudar a entender mejor la personalidad y el estilo de comunicación de otros compañeros.

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