Project management tools for remote teams

Herramientas de gestión de proyectos para equipos en remoto

Marta Vázquez    (Posted: octubre 17, 2019)
Reading Time: 5 minutes

¿Cómo lo hacen empresas 100% remotas como Buffer, Zapier, Quaderno o marketgoo para gestionar sus proyectos? Apostar por la flexibilidad laboral tiene numerosos beneficios, entre ellos que aumenta hasta un 13% la productividad, pero crea ciertos nuevos desafíos a la hora de coordinar el equipo. Estos desafíos ya se pueden solucionar con la herramienta de gestión de proyectos adecuada.

Hoy te presentamos algunas de las aplicaciones de gestión de proyectos que utilizan empresas como Airbnb, Shopify, Trivago o la BBC; aunque existen muchas más y el reto es encontrar aquella que cubra las necesidades de tu equipo:

  1. Asana
  2. Basecamp
  3. Notion
  4. Trello
  5. Slack
  6. Otras herramientas

Los beneficios de usar una herramienta de gestión de proyectos si trabajas en remoto

La gestión de proyectos es el principal desafío al que se enfrenta un equipo remoto, ya que los miembros del equipo no comparten un espacio y quizá tampoco el huso horario.

La posibilidad de comunicación asíncrona es, por tanto, uno de los grandes beneficios de una herramienta de gestión de proyectos. De esa manera, los miembros del equipo remoto pueden concentrarse en completar sus tareas pendientes cuando se sientan más productivos, y, a la vez, no perderse ninguna comunicación o decisión importante. Para el líder del proyecto es importante poder tener visibilidad del progreso del proyecto, los costes asociados y las tareas pendientes.

Para Carlos Hernández, fundador de Quaderno, el beneficio principal es “poder organizar todo el trabajo en un solo lugar, online y de forma asíncrona”. El objetivo es “obtener una foto fija del estado de nuestros proyectos en cualquier momento” y de esa manera poder definir o cambiar las prioridades según sea necesario.


¿Qué ha de tener una herramienta de gestión de proyectos para equipos remotos?

Hay muchísimas opciones de herramientas de gestión de proyectos en el mercado. ¿Cuál es la mejor? Aquella que responda a las necesidades de cada equipo remoto. Por ejemplo David Roch, Jefe de Producto en marketgoo, busca que una herramienta de gestión de proyectos “permita a un equipo que funciona 100% en remoto mantener información fácilmente accesible en la nube y poder trabajar desde cualquier dispositivo”.

Por tanto lo primero es definir las necesidades del equipo para poder identificar la herramienta más adecuada. Si se opta por una combinación de varias herramientas, es fundamental comprobar antes que todas pueden trabajar juntas de manera sencilla.


¿Cuáles son las principales herramientas de gestión de proyectos para equipos en remoto?

1.Asana

Asana es una gran suite de trabajo colaborativo con soluciones específicas para marketing, recursos humanos o diseño de producto, utilizada por empresas como Airbnb o Typeform. 

Las funciones específicas de gestión de proyectos permiten crear una lista de tareas y añadir recordatorios, ver un calendario del proyecto y un tablero Kanban con todas las tareas pendientes y completadas. También tiene su propia versión de los diagramas de Gantt.

Sirve tanto para gestionar equipos y trabajar de manera colaborativa como para profesionales freelance que quieren poner un poco de orden en su día a día. Las funcionalidades básicas son gratuitas.

2. Basecamp

Basecamp es una de las herramientas online de gestión de proyectos más veteranas, ya que fue lanzada en 1999. Desde entonces han acumulado 3 millones de usuarios, entre los que se encuentran los equipos de Quartz o Shopify.

Esa experiencia les ha permitido crear una herramienta completa, útil, y centrada en los usuarios. Hay listas de tareas, mensajes, calendarios, gestión de documentos y ficheros, chat, notificaciones, reportes… Incluso es posible dar un acceso limitado al cliente para compartir listas de tareas y mensajes.  

Existe una versión gratuita y otra de pago según las necesidades que tenga el equipo en cuestión.

3. Notion

Notion es un espacio de trabajo flexible y adaptable en el que puedes crear prácticamente cualquier cosa. Su objetivo es el de centralizar todo el trabajo en una sola aplicación.

Con Notion puedes crear listas de tareas que se pueden visualizar en un click como un calendario o como un tablero Kanban. También permite crear hojas de cálculo y bases de datos, así como notas, documentos y wikis para documentar proyectos y procesos.

Una de las ventajas de Notion es su integración con Slack y con otras herramientas de trabajo como Figma, Invision o Github.

Notion también tiene una versión gratuita. Es una herramienta muy usada tanto por freelances como por empresas con equipos remotos.

4. Trello

La idea detrás de Trello es engañosamente sencilla. Básicamente replica un tablero Kanban, pero la información se puede ver también como tarjetas o listas.

Con Trello un equipo puede visualizar rápidamente el estado de un proyecto y las tareas que quedan abiertas.

Además, permite integraciones y automatizaciones enfocadas a aliviar la carga de tareas administrativas en la gestión de proyectos como actualizar fechas de entrega o enviar emails. Trello también tiene una versión gratuita limitada y puede ser utilizado tanto por empresas, como por freelancers y autónomos.

5. Slack

Slack no es tanto una herramienta de gestión de proyectos, sino que está enfocada a la comunicación y colaboración entre equipos remotos. Y realmente destaca por ello. Es muy común encontrarla en todo tipo de empresas con trabajadores en remoto o flexibles, como Trivago, Lyft o la BBC.

Básicamente Slack sustituye al email como herramienta de comunicación y colaboración. Permite adjuntar archivos y organizar conversaciones en canales e hilos con lo que nadie se pierde nada. Además, tiene un potente motor de búsqueda y la posibilidad de hacer videollamadas.

Una ventaja de Slack es que permite añadir usuarios con acceso limitado. Ideal si trabajas con profesionales por proyectos o por horas.

Otro punto fuerte de Slack son las integraciones. Hay decenas de bots y apps que se pueden añadir al espacio de trabajo en Slack para aumentar su funcionalidad. Puedes crear un espacio de trabajo de forma gratuita en Slack con ciertas limitaciones.

6. Otras herramientas

Además de estas 5 herramientas que hoy hemos seleccionado, existen otras muchas herramientas de gestión de proyectos en el mercado que cubren necesidades específicas de equipos con trabajadores en remoto. Otras que puedes consultar son:

  • Monday, para planificar, organizar y visualizar todo el proyecto en una herramienta visual e intuitiva;
  • Redbooth, para gestionar varias tareas simultáneamente en una plataforma flexible y personalizable;
  • Podium, para unificar todas las interacciones del equipo en una única plataforma.

¿Trabajas en remoto y recomendarías alguna otra herramientas? Te escuchamos en los comentarios.

Recuerda que tanto si buscas trabajo en remoto como si buscas un profesional que se ajuste a tus necesidades sin importar dónde esté, en Wisar podemos ayudarte a lograr tus objetivos.