Cómo implementar el smart working en tu negocio

Maria Lopez Fontanals    (Posted: Junio 5, 2018)
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La semana pasada Online Geniuses, la mayor comunidad para marketers en Slack con actividades alrededor del mundo, organizaron una mesa redonda sobre un nuevo modelo de liderazgo laboral: el smart working.

Con la participación de Ahlem Mahroua (beeHYPE / Digital Nomads Media), Felipe Angulo (Director de Psicotec, HR Firm) y Oonagh McNerney (CEO de Sapenta).

El futuro de las empresas pasa por adoptar metodologías de trabajo inteligente y ágil desde que la implementación de este tipo de herramientas demuestran que las organizaciones pueden actuar de manera más efectiva y reduciendo costes vinculados a los espacios de oficinas e infraestructuras.

Para los trabajadores, el smart working abre un abanico de oportunidades para escoger el mejor momento y lugar para trabajar, facilita el equilibrio entre vida y trabajo, y favorece el desarrollo de vidas más sanas.

Sin embargo, como se puso sobre la mesa en el debate dirigido por Tim Cakir existen numerosos beneficios, por supuesto, pero también retos que necesitamos resolver antes de que el smart working se convierta en la norma y realmente seamos capaces de cambiar el modo en el que trabajamos.

 

¿Qué es exactamente el modelo smart working?

“De acuerdo con el Flexibility program en UK y la ley sobre el trabajo ágil en Italia, Smart working está reconocido como un nuevo método de liderazgo flexible y su objetivo consiste en mejorar la eficiencia en el trabajo a través del fomento de la flexibilidad profesional.

Los trabajadores pueden escoger, voluntariamente y de manera acordada con sus jefes, la mejor manera para llevar a cabo su trabajo también fuera del tradicional sitio de trabajo, centrado en mejorar las tareas de liderazgo y coordinación, y la eficiencia en el desarrollo del trabajo en cuestión”, según define Sapenta en su website.

Para Ahlem Mahroua, tal y como destacó durante el evento, “el futro del trabajo pasa de manera esencial por el smart working, la conectividad y el acto de compartir”.

Pero smart working no consiste simplemente en diseñar oficinas o introducir nuevas tecnologías en el proceso de trabajo, para conseguirlo es esencial comprender a las personas y cambiar la cultura del trabajo, tal y como hoy la entendemos.

Para ella, en este escenario “la confianza es el centro” y “la correcta dirección por parte de los líderes” son clave para su implementación.

En este sentido, Felipe Angulo reconoció la importancia de “educar a los líderes para que sean capaces de dirigir equipos en remoto” y destacó que “el concepto de desconectar del trabajo al final del día es algo del pasado: estamos permanentemente conectados por lo que trabajo y vida están mucho más unidos que antes”.

 

¿Cuáles son los principales beneficios del smart working?

De hecho, adoptando smart working en el trabajo permite a las personas tener más opciones a la hora de escoger cuando, donde y cómo trabajar. De esta manera, ofrece más posibilidades de conciliar y equilibrar la vida personal y la profesional.

Como Tim Cakir dijo “el smart working es necesario para poder hacer frente a las exigencias del trabajo actual porque teniendo personas más equilibradas, felices y productivas es crucial para prevenir la ansiedad y las fugas de talento”.

Como resultado de una mayor flexibilidad y agilidad en los entornos de trabajo, las empresas son capaces de mejorar el bienestar de sus empleados, aumentar su vínculo con la empresa, su motivación y son capaces de retener talento.

Al mismo tiempo, los patrones de smart working ayudan a mejorar la diversidad e igualdad en los equipos.

Abrazando nuevas formas del modelo del trabajo inteligente y ágil así como usando tecnologías que favorezcan la movilidad, las empresas pueden reducir los costes de las propiedades e infraestructuras así como los gastos derivados de los viajes y traslados. El coste y el impacto en el medio ambiente también se ve reducido desde que los espacios de trabajo se comparten y se usan de manera más intensa, además de permitir que las personas trabajen desde casa.

A través de la implementación de nuevas tecnologías en el trabajo, los negocios pueden mejorar y simplificar las colaboraciones. Cuando los trabajadores conectan de manera virtual desde cualquier lugar, comparten información, y trabajando conjuntamente con otros profesionales sin las limitaciones de localización es mucho más sencillo y productivo.

 

Pero, ¿está tu organización lista para implementar formas de trabajo inteligente y ágil?

Un obstáculo clave para poder implementar estos nuevas metodologías son, sin embargo, las mentalidades tradicionales que creen que se ha de trabajar en la oficina, en único despacho y con horarios tradicionales, que en el caso de España corresponden de 8.00 a 19.00 h.

El smart working extiende las posibilidades de trabajar desde diferentes lugares con horarios diferentes pero por supuesto, las normas dependen de las especificidades de cada compañía y cada puesto de trabajo.

Una estrategia clave es analizar los horarios y las localizaciones según las exigencias de cada puesto, proyectos y tareas, en lugar de hacerlo en general según los puestos de trabajo.

En este sentido, Oonagh observó que la situación está cambiando. “Los millennials están obligando a las compañías a cambiar, el trabajo desde casa está siendo cada vez más popular” y “la variedad de horarios se están adaptando según los picos de productividad”.

En este contexto, los managers juegan un papel importantísimo y son responsables de asegurarse que el smart working se implementa de manera correcta.

Necesitan empezar a monitorizar los logros y medir los resultados antes que el presentismo, y siempre priorizar la flexibilidad y limitarse únicamente cuando sea necesario por las exigencias del trabajo.

Al mismo tiempo, como Ahlem comentó, los puestos de trabajo digitales necesitan “las herramientas de comunicación, de colaboración necesarias y adecuadas, así como cualquier otra necesidad querida por la tarea en cuestión”.

Para los equipos, es importante fomentar la comunicación y establecer los canales de reporting y protocolos necesarios para que el trabajo se pueda realizar de manera efectiva y manteniendo la cohesión del equipo.

Pero no podemos olvidar que “la tecnología puede también desacelerarte” y es muy importante “ser consciente de la excesiva integración” en la que hoy nos encontramos y “no permitir que las herramientas de terceros nos distraigan y dejar así la mayor parte del trabajo en control de manos ajenas”.

Para Felipe Angulo la solución más efectiva es “un entorno digital, en un único espacio, teniéndolo todo interconectado”

En contraste, también destacaron la necesidad de desconectar y poder concentrarse para obtener mejores resultados de trabajo.

Oonagh McNerney destacó, en esta línea, la importancia “de usar diferentes canales para evitar contaminar los canales personales”, particularmente relevante en las herramientas de mensajería como WhatsApp, donde los problemas de trabajo pueden fácilmente invadir la esfera privada de las comunicaciones de los empleados.

Algunas opciones que pueden mejorar nuestra concentración en un moderno entorno interconectado son, tal y como comentó Ahlem Mahroua “forzarnos desconexiones físicas necesarias” y “centrarnos en el lugar donde estamos y focalizados”

Además, también recomendó a los líderes “no enviar mensajes de WhatsApp o emails en horarios fuera del trabajo para evitar que las personas se sientan presionadas a contestar durante su tiempo privado e inmediatamente” y en general “estar muy atentos a que este tipo de distracciones no interrumpan nuestro flujo de trabajo y eviten conseguir la consecución del trabajo, como pueden ser los chats, correos, notificaciones…”.

Aquí, la comunicación consciente es un elemento clave para promover líderes éticos capaces de fomentar la inteligencia emocional de los individuos.

Los trabajadores en remoto además, tienen necesidades especiales que deben ser atendidas para ayudarles a sentirse conectados y involucrados con sus colegas, y evitar aspectos especialmente relacionados con el riesgo a la soledad.

Ignorando este tipo de necesidades la retención de talento será más complicada, así como los costes derivados de la contratación, eliminando las beneficios de productividad que estos trabajadores pueden proporcionar a la empresa.

De hecho, las organizaciones que se encuentran en el camino de avanzar y superar los esquemas tradicionales de trabajo deben diseñar una estrategia real de trabajo inteligente habilitando el trabajo flexible e introduciendo tecnologías que faciliten la movilidad.

Pero el smart working no necesariamente significa trabajo en remoto y no estamos hablando de automatización únicamente. En lugar de centrarnos únicamente en despachos deslocalizados, la personas y trabajadores deberían poder elegir entre un rango amplio de maneras de trabajar, acordes a su tipología de trabajo, puesto y tareas.

Además, aunque las diferencias con la manera de trabajar tradicional son muchas, no debemos olvidarnos del toque personal ni la interacción social.

El camino hacia el smart working tiene muchas vertientes y el final no tiene un único destino. Existen numerosas opciones a la hora de introducir el trabajo inteligente en nuestras organizaciones a través de diversas tecnologías que aparecen en el horizonte. El futuro del trabajo continúa evolucionando y debemos construirlo y definirlo entre todos.

 

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