Aspectos clave a la hora de contratar a colaboradores externos

Maria Lopez Fontanals    (Posted: Diciembre 5, 2018)
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Contratar colaboradores externos que te echen una mano donde tu no llegas, ya sea por experiencia, conocimientos, falta de tiempo o recursos, puede ser crucial para el crecimiento de tu pyme o startup.

Las opciones para contratar a un profesional externo o freelance son ilimitadas, por ello existen ciertos aspectos clave a la hora de contratar a colaboradores externos que debes tener en cuenta.

Puedes contar con un experto por horas, proyecto, de manera estable o solo durante un tiempo determinado, ahorrando así tiempo y dinero.

Un colaborador externo es un especialista que trabaja de manera flexible adaptándose a las necesidades específicas de tu negocio o proyecto.

¿Necesitas expertos que te ayuden a la digitalización de tu pyme o empresa?, ¿acabas de poner en marcha tu startup y todavía es pronto para contratar personal a jornada completa?, o ¿simplemente precisas de la colaboración de expertos o recursos de manera puntual?

Los nuevos escenarios tecnológicos y la transformación digital hacen relativamente sencillo trabajar hoy con colaboradores que marquen una diferencia en tu negocio, en modalidad flexible, y sin tener que trabajar desde la misma oficina que tú.

En todo caso, las características del trabajo a desarrollar, definirán si esta colaboración puede realizarse en remoto y de forma deslocalizada, o por el contrario precisa de una modalidad presencial.

Muy posiblemente sea tu caso, y te encuentres en la búsqueda de talento que te eche una mano de forma flexible y sin contratos full-time. Pero no sabes por donde empezar ni cómo iniciar un proceso de selección y contratación de colaboradores externos, ¿puede ser?

Pues has llegado al lugar adecuado, a continuación destacamos los cuatro aspectos clave que necesitas saber a la hora de contratar colaboradores externos.

1) Crea una descripción del puesto lo más clara posible

Algo que te ayudará a no tener quebraderos de cabeza, es que las cosas estén claras desde el principio.
Para localizar al candidato externo que buscas, debes empezar por ser muy conciso y claro a la hora de describir el puesto de trabajo.

Escribir una buena “Job Description”, concepto utilizado en inglés, es crucial para llegar a buen puerto con la colaboración que estás buscando.

Por eso, a la hora de escribir la descripción del puesto, deberías contemplar los siguientes consejos:

  • Utiliza un título claro con el que puedas atraer a los candidatos cualificados.
  • Habla directamente a los candidatos, asegúrate de que los conceptos se entienden y son claros, y utiliza un lenguaje neutro y no sexista.
  • Describe el proyecto, las tareas y objetivos del puesto. Incluye una buena descripción del proyecto en cuestión y especifica de manera muy detallada las tareas y qué objetivos deberá conseguir el colaborador.
  • Describe los conocimientos, habilidades y experiencia que debe tener el candidato (experiencia, formación, etc.).
  • Describe bien los timings y calendario de entregas. Si no los tienes definidos, al menos esboza cómo va a ser el modelo de colaboración en cuanto a relación empresa-colaborador y los mecanismos de revisión de objetivos.

Intenta incluir todos los detalles del puesto que puedas para que el candidato interesado pueda tener clara la información. Y si es posible además, intenta que el candidato pueda hacerse una idea de cómo funciona la organización y por qué es un buen lugar donde trabajar.

Y no te olvides del sueldo. Es posible que a la hora de trabajar con un colaborador externo lleguéis a un acuerdo con el profesional o que éste ya tenga unas tarifas prefijadas. Sin embargo, es aconsejable indicar al menos rangos de sueldo para evitar sorpresas.

2) Pon en marcha un buen proceso de selección o confía profesionales que realicen la selección por ti.

El siguiente paso hasta llegar a tu colaborador externo, es poner en marcha un proceso de selección para escoger, y finalmente contratar con éxito, al mejor candidato.

Es conveniente -antes de empezar a desarrollar tu plan de selección- que marques un calendario para establecer desde la fecha de publicación del anuncio hasta la fecha límite para encontrar al candidato ideal.

A partir de aquí, sigue los siguientes pasos:

  • Define los mejores métodos y canales para anunciar la posición y ten claro el coste que significará.
  • Si es posible, escoge al comité que evaluará a los candidatos y asegúrate de que conocen bien el puesto, la organización y el perfil demandado.
  • Publica la posición y monitoriza sus resultados. Recuerda que debes llegar al público experto que necesitas, así que asegúrate de que estás conectando con ellos.
  • Evalúa las solicitudes y elabora una lista con los mejores candidatos. Si dispones de comité de selección, confirma con ellos que los perfiles se ajustan a las necesidades del puesto. Es importante que de este punto del proceso solamente escojas a los buenos candidatos.
  • Una vez tienes bien escogidos los candidatos, es el momento de poner en marcha las entrevistas. Este es uno de los puntos cruciales del proceso porque descartará aquellos candidatos que no se ajusten al puesto. Ten en cuenta todas las modalidades de las que hoy dispones y establece si te conviene más entrevistas en vídeo, por videoconferencia o presencial, y prepara muy bien las preguntas.
  • A partir de este momento, y con los candidatos ideales, es cuestión de tomar las decisiones y escoger al mejor.

Intenta que el proceso de selección sea lo más corto posible y evita largos periodo de tiempo entre cada uno de los puntos del plan. Ten siempre presente que lo último que debes permitir en un proceso de selección es que los candidatos tengan la sensación de que están perdiendo el tiempo.

Como ves, la tarea de escoger al mejor candidato no es sencilla, y de hecho, si no dispones del presupuesto ni del personal adecuado para llevarlo a cabo, la mejor opción es que contrates un servicio externo que te evite perder tiempo y suponga elevados costes para la empresa.

Con soluciones como Wisar, puedes agilizar el proceso, olvidarte de todos los pasos que acabamos de explicar, y poner en manos de profesionales la selección y contratación de tu colaborador externo.

A diferencia de otras agencias y modelos de selección y contratación de personal, en Wisar únicamente pagarás un fee por candidato contratado con éxito.

Podrás contar con el experto ideal en poco tiempo, sin tener que pasar por un larguísimo proceso de selección, y solo pagar por contrataciones exitosas.

3) Sé muy claro a la hora de definir las normas de la colaboración:

Una vez tenemos al candidato seleccionado y antes de poner en marcha la maquinaria de contratación, debes dejar muy claras las normas de colaboración.

Asegúrate de que ambas partes tenéis claros los horarios, los tiempos de entrega, si habrá uno o más interlocutores que se comunicarán con el colaborador, cómo se agendarán las reuniones de seguimiento, que características tendrán y cada cuanto tendrán lugar.

Ten en cuenta aspectos como la diferencia horaria, si existe, y todo el resto de condiciones referentes a cómo será el día a día desde el inicio de la colaboración.

En este punto es imprescindible que los canales de comunicación queden claros, y para ello las herramientas que te proponemos en el siguiente punto pueden ser de gran ayuda.

 

4) Establece los canales adecuados de comunicación y seguimiento para que la relación fluya

Para evitar posibles frustraciones una vez se inicie la colaboración, es básico definir los canales adecuados de comunicación y seguimiento para que la relación fluya.

La buena comunicación es básica para tener una colaboración exitosa.

Existen muchas aplicaciones que te ayudarán a que la comunicación con tus colaboradores sea fluida y a gestionar el flujo de trabajo.

A continuación destacamos algunas que pueden funcionarte y te harán la vida más fácil:


Herramientas de comunicación:

  • En Slack los miembros de un equipo o colaboradores pueden comunicarse a través de canales que puedes organizar por áreas o departamentos, proyectos o según te interese.
  • Otra herramienta de comunicación interna que te facilitará la comunicación con tus colaboradores es TribeScale.

Herramientas gestión de proyectos y tareas:

  • Con Trello podrás visualizar los objetivos de manera eficaz. Mediante tarjetas podrás organizar las tareas por listas como “Backlog” para las ideas de futuro, “To-do” para las tareas a realizar, “Doing” para aquellas que se están realizando o “In progress”, y “Done” para las finalizadas.
  • Monday es útil también para organizar tu trabajo. Podrás planificar, hacer seguimiento y establecer colaboraciones desde un mismo lugar.
  • En tiempo real, Asana te permite gestionar las tareas y la comunicación de un equipo de trabajo.
  • Con Basecamp gestionarás las tareas y proyectos de tu empresa, y asignarás responsabilidades y objetivos de forma sencilla e intuitiva.
  • Podio es fácil de usar y de gran utilidad par gestionar tareas y proyectos

Herramientas de videoconferencia y reuniones online:

  • Hangout, Appear.In o Skype serán de gran ayuda para realizar reuniones. Slack, te permiten también hacer llamadas y videollamadas entre los miembros del equipo.
  • Y así, un largo etcétera.

Es bastante obvio que todo proyecto, pyme, startup, agencia o incluso gran empresa tendrá que contratar en algún momento a un colaborador externo o freelance.

Dependiendo del tipo de experiencia, perfil o modalidad de trabajo, que estés buscando, encontrarlo o no puede ser más o menos complicado.

Como hemos visto, existe todo un mundo más allá del colaborador o experto contratado full-time, y que puedes beneficiarte de la contratación de profesionales externos por horas, proyectos, para alcanzar objetivos o para picos de trabajo puntuales.

Del presupuesto, tiempo y esfuerzo que quieras destinar, dependerá cómo llegarás a conseguir este colaborador externo que te pueda echar una mano.

Puedes asumir el proceso de principio a final, o optar por soluciones como Wisar que te ayuden a encontrar al candidato que necesitas.

De lo que no cabe duda es de que la diversidad de herramientas que te pueden ayudar a mejorar la gestión y a tener una comunicación más fluida con tu equipo y colaboradores externos es amplia y cada día crece más.

¿Estás listo para dar el siguiente paso y apostar por colaboradores externos que marquen una diferencia real en tu negocio o proyecto? Esperamos que después de leer el post, ya sepas por dónde empezar 🙂

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